La gestion des consultations permet de gérer l’agenda des praticiens. Ces fonctionnalités sont regroupées sous l’onglet Planning. Il est possible de créer / modifier / supprimer des plages de consultation pour les différents praticiens. Les plages des consultations représentent les périodes de la journée pendant lesquelles des rendezvous de consultation pourront être placés.
Différentes vues du planning de consultation
Trois vues du planning sont disponibles : jour, semaine et mois, accessibles via les volets correspondants.
En sélectionnant chaque volet, on visualise des formats de plages différents :
La vue multiple permet de visualiser toutes les consultations de tous les praticiens d’un cabinet :
La vue semaine :
La vue mois :
Création des plages de consultation
Pour créer des plages de consultation pour un praticien, vous pouvez partir de la vue semaine. Une fois le praticien choisi dans la liste déroulante centrale, vous devez cliquer sur le volet semaine, puis cliquer sur un emplacement vide du semainier (par exemple le mardi 16 juin à 9 h).
Un formulaire est alors affiché intitulé Plage de consultation. Il faut alors remplir les différents éléments de ce formulaire.
Information sur la plage
Cette partie du formulaire vous permet principalement d’indiquer le praticien, l’heure de début et l’heure de fin de votre plage, la fréquence des consultations ainsi qu’un libellé et une couleur spécifique.
Répétition
Une fois les informations sur la plage remplies, il vous faut choisir le nombre de semaines pendant lesquelles vous souhaitez créer votre plage (52 pour les créer pendant un an par exemple, 1 pour une plage ponctuelle) et le type de répétition (toutes les semaines, une semaine sur deux ou une semaine sur trois).
Enfin, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer. Si la plage chevauche une autre plage déjà créée pour le praticien, la création ne sera pas possible à moins que la case “Ne pas vérifier les collisions” soit cochée.
Un message situé en haut à droite de la fenêtre vous indique le résultat de l’opération.
Si vous avez l’option d’envoi de notifications par sms, il sera alors possible de le déterminer lors des créations de plage de consultation qui s’appliquera à l’ensemble des rendez-vous consentis contenus
dans cette plage :
Vue sur la nouvelle plage de consultation créée
Modification des plages de consultation
Pour modifier une plage de consultation, vous devez en premier lieu placez votre souris sur le bandeau vertical à gauche des créneaux dans le planning, lorsqu’un point d’interrogation apparaît, cliquer dessus. Une fenêtre s’ouvre intitulée Modifier la plage. Vous pouvez alors modifier les éléments que vous désirez sur un seule plage. Pour réaliser des modifications sur plusieurs plages (attention ! lire le message contenu dans la plage) à savoir :
Il faudra donc changer l’heure de début puis cliquer sur modifier, rappeler cette plage puis changer l’heure de fin. Un message situé en haut à droite vous indique le résultat de l’opération.
La case plage verrouillée lorsqu’elle est cochée, permet à l’utilisateur de bloquer la prise de rendez-vous pour l’ensemble de cette plage.
Suppression de plages de consultation
Pour supprimer une plage, comme pour sa modification, positionner la souris sur la plage existante matérialisée par une bande verticale. Une fenêtre de modification de la plage s’ouvre permettant de Supprimer la plage concernée. Pour supprimer plusieurs plages, procéder à la même procédure que la modification de plusieurs plages. Un message situé en haut à droite de la fenêtre vous indique le résultat de l’opération.
Si un RDV ou une pause a été placé dans une ou plusieurs plages à supprimer, il sera nécessaire de déplacer le RDV et supprimer la pause pour permettre la suppression de la ou des plages.
Prolongation de plages
Lors de la création des plages de consultation, on définit une période sur laquelle on applique la répétition. A la fin de cette période (maximum 100 semaines), on peut souhaiter prolonger le paramétrage des plages de consultation.
Pour cela, appliquer la même procédure que pour la modification mais cliquer sur le bouton Prolonger pour enregistrer les modifications.
